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Los registros son información registrada que posteriormente será utilizada por otra persona o de la cual se deberá disponer más adelante. El conocimiento de los procesos proviene de la información disponible. Estos datos permiten conocer más sobre el proceso permitiendo actuar a la organización.

Llevar un registro de nuestras acciones es una manera eficaz de cambiar nuestro comportamiento. Cuando  se registran datos se analiza esta información asegurando de manera efectiva el cambio.

Los registros son una herramienta para la comunicación. Un buen control de registros es fundamental para una buena comunicación del sistema de calidad.

A la hora de establecer registros debe buscar la máxima sencillez asegurando que el proceso de medición no consuma tiempo de su trabajo. Los sistemas informáticos facilitan la captura de datos.

Solo debemos registrar los datos que aporten valor a la organización. Su valor reside en la capacidad para generar acciones de mejora en la organización. Los registros deben conducir hacia el valor que se está creando en la organización, apuntando hacia las acciones necesarias para eliminar problemas del cliente, mejorar el desempeño del proveedor o mejorar el desempeño de los procesos de la organización.

Sin embargo, los datos son solo nombres o números. Por ello, para relacionar datos con mejora continua debemos incluir el análisis de estos datos generando patrones. Los resultados del análisis de datos alimentarán la mejora continua de la organización. Debe analizarse la información allá donde sea crítica: satisfacción al cliente, desempeño del proveedor, conformidad del producto, y tendencias de procesos o productos. La norma ISO 9001 presenta varios puntos de medición en el sistema de calidad donde debemos registrar sus resultados. En la nota ISO/TC176/N525 se enumeran estos 25 registros que la norma requiere.

Cada vez que anota o registra un incidente, se produce un cambio en su comportamiento al pensar en que es lo que causa el problema en su proceso. Se sorprenderá de las formas que se le presentarán para eliminar el problema. Aunque al recopilar los datos no es necesario realizar seguramente ni tan siquiera cálculos, debe preguntarse sobre lo que ha provocado la desviación. Esto le motivará para cambiar su proceso y modificar su patrón de comportamiento.

La persona que sufre el problema suele ser la más indicada para recopilar los datos de un proceso. La desviación del proceso debe corregirla el propietario del proceso donde se inicia el problema. Es un error intentar modificar algo en lo que no se puede influir personalmente. El propietario del proceso, independientemente de que sea presidente, operario, vendedor o supervisor, tiene la responsabilidad hacia el resto de los miembros de la organización de corregir el problema.

En ocasiones se confunden referencias y registros. Las referencias son información que existía antes de empezar la actividad, y a la que se remite cuando lleva a cabo una actividad. Los registros, sin embargo, son información creada a medida que lleva a cabo la actividad. Los registros, como vimos anteriormente, son salidas de información de un proceso.

Tomado de: http://gestionacalidad.blogspot.com.es

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